De organisatie van een mega-evenement als de Ros Beiaardommegang vraagt de inzet en expertise van veel meer mensen dan enkel van de 17 comitéleden. Daarom laat het comité zich bijstaan door een aantal specialisten die specifieke dossiers voorbereiden in 7 werkgroepen.

Zo zorgt de werkgroep financiën onder meer voor de boekhouding van de vzw en een regelmatige budgetcontrole en doet ze voorstellen inzake prijszetting van de Ros Beiaardproducten.

De communicatiecel staat mee in voor de professionele promotie van het evenement. Hier worden dossiers voorbereid zoals de uitgave van een Ros Beiaardboek en de Ros Beiaardmagazines, de realisatie van een website en een dvd, het inrichten van een perscentrum, enz.

De cel veiligheid groepeert een aantal specialisten van hulp- en veiligheidsdiensten en zorgt voor de coördinatie van de algemene veiligheid. Zo wordt er onder meer een nood- en interventieplan, een signalisatieplan en een afzonderlijk politiereglement opgemaakt en worden er afspraken gemaakt met verantwoordelijken van het openbaar vervoer.

Om de Ros Beiaardommegang mee artistiek gestalte te geven, wordt een beroep gedaan op een artistieke cel. Hier worden voorstellen geformuleerd inzake toneelregie, choreografie, muziekcomposities, special effects, enz.

Een technische werkgroep staat in voor de wagen- en decorbouw, de aanmaak van attributen en de algemene logistiek (klank en licht, tribunes, enz.).

De cel figuratie staat niet alleen in voor de rekrutering van figuranten (individuelen, muziek-, dans- en toneelverenigingen, professionele artiesten, hoofdrollen, massa-figuratie, …), maar doet ook voorstellen inzake kostumering, grime en pruiken.

De werkgroep paarden ten slotte neemt de taak op zich om in binnen- en buitenland op zoek te gaan naar de mooiste rijpaarden en trekspannen voor de Ommegang.

De 7 werkgroepen en ook de andere beslissingsorganen van het Ros Beiaardcomité kunnen rekenen op de administratieve ondersteuning van het Ros Beiaardsecretariaat. Dit projectsecretariaat met 4 voltijdse medewerkers is gehuisvest in het Stadhuis (1e verdieping) op de Grote Markt. De dienst Toerisme zorgt mee voor de logistieke en promotionele ondersteuning.

De gehele coördinatie van werkgroepen en secretariaat ligt in handen van intendant Franki Hervent.